E-Rechnung in Deutschland
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die Software automatisch weiterverarbeiten kann. RechAssist erstellt für unterstützte Rechnungsarten XRechnungen als XML sowie Dateien nach der Cross Industry Invoice (CII) für Factur-X und PDFs nach dem Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD) mit eingebetteten Rechnungsdaten. Eine klassische PDF bleibt als zusätzlicher Ausgabeweg verfügbar, ist für sich allein aber keine E-Rechnung.
AUSGABEWEGE / DATEISTRUKTUR
Strukturiert, lesbar oder beides: Der Dokumenttyp und die Anforderungen des Empfängers bestimmen den passenden Weg.
01 / Grundlage
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung im deutschen Umsatzsteuerrecht nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt und elektronisch verarbeitet werden kann. Eine einfache PDF ohne strukturierten Datensatz ist eine sonstige Rechnung.
02 / Formate
Kurz gesagt: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Dateiformat, Rechnungsstandard und sichtbare Darstellung werden häufig miteinander verwechselt. Für die Auswahl ist entscheidend, was der Empfänger benötigt und welchen elektronischen Weg der jeweilige Dokumenttyp unterstützt.
Die XRechnung ist eine deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931. In RechAssist wird sie als reine strukturierte XML-Datei erzeugt. Universal Business Language (UBL) ist eine XML-Syntax für standardisierte Geschäftsdokumente. RechAssist verwendet UBL für seine XRechnung-Ausgabe. Sie enthält keine zusätzliche PDF-Ansicht und wird bei Bedarf mit einem Viewer lesbar dargestellt.
Cross Industry Invoice (CII) ist eine zweite von EN 16931 unterstützte Syntaxfamilie und eine XML-Syntax für branchenübergreifende strukturierte Rechnungsdaten. Sie wurde im Rahmen von UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business; deutsch: Zentrum der Vereinten Nationen für Handelserleichterung und elektronische Geschäftsprozesse) entwickelt. RechAssist verwendet CII sowohl für reine CII-/Factur-X-XML als auch für die in ZUGFeRD eingebetteten Rechnungsdaten. RechAssist kann für unterstützte Exportwege eine reine CII-Datei erzeugen. Dieselben strukturierten Daten können außerdem in einem Factur-X-/ZUGFeRD-PDF eingebettet werden.
Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD) bezeichnet heute ein E-Rechnungsformat: Es verbindet ein lesbares PDF/A-3 mit eingebetteten strukturierten CII-XML-Daten. Das PDF erleichtert die Sichtprüfung, während die XML die maschinell verarbeitbaren Angaben trägt.
Die klassische PDF bleibt für Fälle verfügbar, in denen keine strukturierte E-Rechnung benötigt wird oder der konkrete XML-Export nicht unterstützt wird. Sie ist allein keine E-Rechnung.
Der Empfänger und der Dokumenttyp bestimmen den passenden Weg. Reine CII ist nicht automatisch eine XRechnung; CII und ZUGFeRD sind nicht pauschal identisch.
So sieht ein Beispiel einer E-Rechnung aus, erstellt mit RechAssist. Links die ZUGFeRD-Rechnung: Das PDF zeigt die Rechnung lesbar, in derselben Datei stecken die Rechnungsdaten als XML (Factur-X/ZUGFeRD, Profil EN 16931). Rechts dieselbe Rechnung als XRechnung, eine reine XML-Datei. Ein Klick vergrößert das Bild. Die beiden Links öffnen die Dateien in einem neuen Tab; mit der rechten Maustaste und „Link speichern unter …“ laden Sie sie herunter.
Musterdaten: Firma, Kunde, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung und E-Mail-Adressen sind erfunden.
03 / Deutschland
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen und gesetzliche Ausnahmen.
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Auch Kleinunternehmer müssen den Empfang ermöglichen.
Rechnungsaussteller können im Rahmen der Übergangsregelung weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen. Für ein anderes elektronisches Format, etwa eine einfache PDF per E-Mail, ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027. Bestimmte EDI-Verfahren können ebenfalls noch bis Ende 2027 genutzt werden.
Bei betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend, sofern keine Ausnahme greift.
Ausnahmen und Sonderfälle
Ob eine Pflicht im Einzelfall besteht, hängt von Umsatz, Beteiligten und Ausnahmeregeln ab. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen gesetzlichen und steuerlichen Vorgaben.
Leitweg-ID: Die Leitweg-ID gehört grundsätzlich zum Rechnungsaustausch mit Behörden. Für normale Rechnungen zwischen Unternehmen ist sie nicht allgemein vorgeschrieben.
04 / Empfang und Versand
Eine E-Rechnung kann beispielsweise per E-Mail, über eine Schnittstelle, über ein Portal oder auf einem Datenträger übermittelt werden. Das Gesetz schreibt für den normalen B2B-Austausch keinen einzigen allgemeinen Versandweg vor.
05 / RechAssist-Ablauf
Der Export beginnt nicht erst beim Speichern der Datei. RechAssist führt die erforderlichen Geschäfts- und Rechnungsdaten mit den für den Dokumenttyp unterstützten Ausgabewegen zusammen.
Absender, Empfänger, elektronische Adressen, Steuerangaben und Ansprechpartner bilden die Grundlage der strukturierten Rechnung.
Bezeichnungen, Mengen, Einheiten, Preise, Steuersätze, Nachlässe und Summen müssen strukturiert und rechnerisch zusammenpassen.
Rechnungsnummer, Datum, Leistungsangaben, Käuferreferenz und Zahlungsbedingungen werden passend zum gewählten Format benötigt.
RechAssist zeigt die für den jeweiligen Dokumenttyp unterstützten PDF- und XML-Wege. Nicht unterstützte Kombinationen werden nicht durch einen unpassenden Dokumenttyp ersetzt.
Blockierende Fehler müssen vor dem Export korrigiert werden. Nach erfolgreicher Prüfung wird die ausgewählte Datei lokal gespeichert und anschließend über den vereinbarten Weg versandt.
06 / Exportprüfung
RechAssist prüft nicht nur, ob eine Datei geschrieben werden kann. Vor und nach der XML-Erzeugung werden unterschiedliche Daten- und Formatbedingungen geprüft. Bekannte blockierende Fehler verhindern den Export.
Nummer, Datum, Parteien, Positionen, Steuer, Zahlung und Leistung.
Summen, Steuerfälle, Länder, Referenzen und dokumenttypspezifische Bedingungen.
Zusätzliche Anforderungen für UBL/XRechnung oder CII/Factur-X.
Strukturierte Ausgabe nur bei fehlerfreiem Modell.
Root, Kennungen, TypeCode und wesentliche Strukturen.
Wiederholbare Tests mit KoSIT, Mustang und veraPDF für unterstützte Ausgabewege.
Blockierende Fehler: Sie stoppen den Export. Bei bekannten Datenfehlern kann RechAssist auf Bereich und Feld verweisen.
Warnungen: Sie werden getrennt von blockierenden Fehlern geführt.
Externe Werkzeuge: RechAssist wird mit KoSIT, Mustang und veraPDF getestet. Diese Werkzeuge laufen nicht bei jedem normalen Kundenexport; beim normalen Export prüfen RechAssist-Validierungen und Exportregeln die Eingaben und das Format.
07 / Technische Grenze
Eine technische Prüfung kann fehlende Pflichtfelder, unzulässige Codes, Rechenabweichungen oder Formatfehler erkennen. Sie kann jedoch nicht feststellen, ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde, eine steuerliche Behandlung im Einzelfall richtig gewählt wurde oder der Empfänger einen bestimmten nationalen Übertragungsweg verlangt.
08 / Dokumenttypen
Der fachlich passende Rechnungstyp und die aktuelle deutsche XRechnung-Regel entscheiden hier über den verfügbaren Exportweg.
RechAssist verwendet für Vorauszahlungsrechnungen den fachlich passenden Rechnungstypcode 386. UBL kann diesen Code technisch tragen. Die aktuelle deutsche XRechnung-Regel BR-DE-17 sieht 386 jedoch nicht als zulässigen Wert für BT-3 vor.
Deshalb bietet RechAssist für diesen Dokumenttyp keine UBL/XRechnung an und weicht nicht auf den unpassenden Code einer normalen Rechnung aus.
fachlich korrekt bleiben statt auf TypeCode 380 auszuweichen
Die von RechAssist unterstützte Schlussrechnung wird als Rechnung mit TypeCode 380 abgebildet. Zusätzlich enthält sie Referenzen auf die angerechneten Vorauszahlungsrechnungen sowie die strukturierten Vorauszahlungs- und Zahlbetragsfelder.
PrepaidAmount als Summe der vollständig angerechneten BeträgePayableAmount von 0,00Dadurch kann dieser eng definierte Schlussrechnungsfall auch als UBL/XRechnung erzeugt werden. Das RechAssist-Modell behandelt vollständig anzurechnende Vorauszahlungsrechnungen; beliebige Teilzahlungs- oder Restbetragsfälle sind damit nicht pauschal abgedeckt.
09 / Europa
EN 16931 beschreibt den europäischen semantischen Kern einer elektronischen Rechnung. UBL und CII sind unterstützte Syntaxfamilien. Mitgliedstaaten und Rechnungsempfänger können darauf jedoch nationale Ausprägungen, Zusatzregeln, Meldepflichten und Übertragungswege aufbauen.
10 / FAQ und Quellen
Nein. Der Versandweg ändert nichts daran, dass eine einfache PDF ohne strukturierten Datensatz für sich allein keine E-Rechnung ist. Mehr zur Abgrenzung
Ja, auch Kleinunternehmer müssen grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 den Empfang ermöglichen. Für die Ausstellung gelten Ausnahmen. Mehr zu Pflichten und Ausnahmen
Nein, im normalen B2B-Verkehr ist sie nicht allgemein erforderlich. Die Leitweg-ID gehört grundsätzlich zum Rechnungsaustausch mit Behörden. Mehr zur Abgrenzung
Nein. Die XRechnung ist eine reine strukturierte XML-Datei. Bei Bedarf wird sie mit einem Viewer lesbar dargestellt. Mehr zu den Formaten
Nein. Für TypeCode 386 bietet RechAssist CII/Factur-X und ZUGFeRD, aber keine UBL/XRechnung. Mehr zum Grund
Der unterstützte Fall wird als Rechnung 380 mit Referenzen, PrepaidAmount und PayableAmount 0,00 abgebildet. Mehr zur Schlussrechnung
Nein. RechAssist wird mit diesen Werkzeugen getestet, sie laufen aber nicht bei jedem normalen Kundenexport. Beim normalen Export prüfen RechAssist-Validierungen und Exportregeln die Eingaben und das Format. Mehr zur Prüfstrecke
Nein. RechAssist erstellt und speichert die Exportdatei; Peppol ist keine integrierte Versandfunktion. Mehr zu Übertragungswegen
Nein. Technische Validierung ersetzt weder die sachliche noch die steuerliche Einzelfallprüfung. Mehr zu den Grenzen
Nein. Nationale CIUS, Zusatzregeln, Meldepflichten und Übertragungswege können abweichen. Mehr zur europäischen Einordnung
UBL steht für Universal Business Language. Es ist eine XML-Syntax für strukturierte Geschäftsdokumente. RechAssist verwendet UBL für seine XRechnung-Ausgabe.
CII steht für Cross Industry Invoice. CII ist eine branchenübergreifende XML-Syntax für strukturierte Rechnungsdaten. UN/CEFACT steht für United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business, auf Deutsch: Zentrum der Vereinten Nationen für Handelserleichterung und elektronische Geschäftsprozesse. CII wurde im Rahmen dieser Organisation entwickelt.
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Gemeint ist heute das E-Rechnungsformat aus einem lesbaren PDF/A-3 und einer eingebetteten CII-XML.
Primärquellen
Rechtliche und technische Anforderungen können sich ändern. Prüfen Sie die für Ihren Anwendungsfall geltenden Vorgaben regelmäßig.
Die Seite informiert allgemein und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
11 / Nächster Schritt
Mit der RechAssist-Demo können Sie den lokalen Arbeitsablauf auf Ihrem Windows-PC kennenlernen. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob die unterstützten Dokumentarten, Formate und Arbeitsweise zu Ihren Anforderungen passen. In der Demo liefern XRechnung und ZUGFeRD nur eine feste Beispieldatei ohne Ihre Daten; eine gültige E-Rechnung entsteht erst mit Lizenz.