Häufige Fragen

RechAssist ist ein Rechnungsprogramm für Windows 10 und 11. Sie schreiben damit Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) am eigenen PC, ohne klassische Installation und ohne Abo. Ihre Rechnungs- und Kundendaten werden lokal verarbeitet und nicht in einer Cloud gespeichert.

RechAssist richtet sich an kleine Unternehmen, Selbstständige, Freelancer, Handwerker und Agenturen. Verkauft wird ausschließlich an Unternehmerinnen und Unternehmer mit Geschäftsanschrift in Deutschland. Der Arbeitsablauf bleibt verständlich und kommt ohne Cloud-Zwang aus.

Ja. In der Summenberechnung haken Sie die Zeile „Keine Umsatzsteuer ausweisen“ an und wählen „Kleinunternehmer“. Im Dokument steht dann „Keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG:“. Das gilt auch für die E-Rechnung. Für eine XRechnung brauchen Sie eine USt-IdNr.; eine ZUGFeRD-Rechnung geht auch nur mit der Steuernummer. Mehr zur Summenberechnung

RechAssist läuft auf Windows 10 und Windows 11, jeweils 64 Bit.

Eine klassische Installation ist nicht erforderlich. RechAssist läuft aus seinem eigenen Ordner und kann direkt auf dem PC oder von einem geeigneten lokalen Datenträger gestartet werden.

Ja. RechAssist startet ohne Installation aus seinem Ordner, auch von einem USB-Stick; Ihre Daten liegen dann mit auf dem Stick. Freigeschaltet ist RechAssist auf bis zu zwei PCs. Ein USB-Stick ist aber nicht automatisch sicherer – getrennte regelmäßige Sicherungen bleiben notwendig. Mehr zur Datensicherung

RechAssist ist für Einsteiger ausgelegt und bietet kurze kontextbezogene Hinweise in der Statuszeile. Das ersetzt nicht jede Einarbeitung: Wissen- und FAQ-Seiten bleiben als Ergänzung wichtig.

RechAssist unterstützt neun Dokumentarten:

• Angebot
• Auftragsbestätigung
• Rechnung
• Vorauszahlungsrechnung
• Mahnung
• Lieferschein
• Schlussrechnung
• Storno
• Gutschrift

Passende Folgebelege können teilweise aus vorhandenen Ausgangsdokumenten erzeugt werden. Relevante Kunden-, Positions- und Belegdaten werden übernommen, damit wiederholte Eingaben reduziert werden.

Kunden und Ansprechpartner werden in eigenen Tabellen verwaltet und können bei weiteren Vorgängen erneut ausgewählt werden. Interne Vermerke lassen sich direkt am Datensatz pflegen.

Ja. Im Positionskatalog speichern Sie Leistungen und Artikel mit Bezeichnung, Preis und auf Wunsch einer Artikelnummer. Daraus übernehmen Sie Positionen in neue Dokumente; die Menge tragen Sie im Dokument ein. Interne Spalten wie Einkaufspreis oder Interne Notiz blenden Sie bei Bedarf ein oder aus. Mehr zum Positionskatalog

Die Statuszeile gibt kurze kontextbezogene Bedienhinweise: Sie erklärt den Zweck einer Funktion und die nächste mögliche Aktion. Sie ersetzt kein vollständiges Handbuch oder jede fachliche Beratung.

Eine E-Rechnung enthält strukturierte elektronische Rechnungsdaten, die maschinell weiterverarbeitet werden können. Mehr zur Abgrenzung von PDF und E-Rechnung

Nein. Eine einfache PDF ohne strukturierten Datensatz ist für sich allein keine E-Rechnung. Mehr zur ausführlichen Erklärung

Eine XRechnung ist eine reine strukturierte XML-Datei. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF/A-3 mit eingebetteter strukturierter CII-XML.

UBL steht für Universal Business Language, CII für Cross Industry Invoice und UN/CEFACT für United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business – auf Deutsch ein Zentrum der Vereinten Nationen für Handelserleichterung und elektronische Geschäftsprozesse. UBL und CII sind XML-Syntaxen für strukturierte Geschäftsdokumente beziehungsweise Rechnungsdaten.

Für normale Rechnungen zwischen Unternehmen ist eine Leitweg-ID nicht allgemein erforderlich. Für strukturierte Exporte wird eine Käuferreferenz benötigt, mit der der Empfänger die Rechnung zuordnen kann. Bei Behörden ist diese Referenz regelmäßig die Leitweg-ID; im normalen B2B-Bereich kann der Empfänger eine andere geeignete Referenz vorgeben.

RechAssist verwendet den fachlich passenden TypeCode 386. Die aktuelle deutsche XRechnung-Regel erlaubt diesen Wert in der verwendeten Konstellation nicht; RechAssist weicht deshalb nicht fälschlich auf 380 aus. CII/Factur-X und ZUGFeRD bleiben für den unterstützten Ausgabeweg verfügbar. Mehr zu Vorauszahlung und Schlussrechnung

Der unterstützte Fall ist eng definiert: TypeCode 380 mit Referenzen auf angerechnete Vorauszahlungsrechnungen, PrepaidAmount und PayableAmount von 0,00. Beliebige Teilzahlungsfälle sind damit nicht pauschal abgedeckt.

Eingabe-, Modell- und Formatprüfungen begleiten den Export; bekannte blockierende Fehler stoppen ihn. RechAssist wird mit KoSIT, Mustang und veraPDF getestet; diese Werkzeuge laufen aber nicht bei jedem normalen Kundenexport.

Nein. RechAssist erstellt und speichert die Exportdatei. Peppol ist keine integrierte Versandfunktion.

Ihre Geschäfts-, Kunden- und Rechnungsdaten liegen lokal im RechAssist-Ordner – auf Ihrem PC oder einem gewählten lokalen Datenträger. Eine direkte manuelle Datenbankbearbeitung wird nicht beworben.

Rechnungs-, Kunden- und Firmendaten werden lokal verarbeitet. Für Geschäftsdaten gibt es keinen verpflichtenden Cloud-Datenbestand.

RechAssist verarbeitet Ihre Rechnungs- und Kundendaten lokal auf Ihrem PC. Eine Internetverbindung kann für Aktivierung, Lizenzprüfung und die Suche nach Updates erforderlich sein; Geschäftsdaten werden dabei nicht in einer Cloud gespeichert.

RechAssist unterstützt eine integrierte Datensicherung. Bewahren Sie die Sicherungsdatei außerhalb des RechAssist-Ordners auf und stellen Sie sie bei Bedarf kontrolliert über RechAssist wieder her. Eine regelmäßige externe Sicherung bleibt notwendig. Mehr zur Datensicherung

Eine Datensicherung enthält den vollständigen RechAssist-Datenbestand zur Wiederherstellung in RechAssist. CSV umfasst Kunden, Ansprechpartner und Positionskatalog für Datenportabilität und möglichen Programmwechsel. PDF/XML sind erstellte Dokumente in ihren Ausgabeformaten.

Eine CSV-Datei ist kein vollständiges RechAssist-Backup. Ein PDF/XML-Export ist keine Wiederherstellungssicherung.

CSV steht für Kunden, Ansprechpartner und Positionskatalog bereit. Zielprogramme können andere Importformate verlangen; passen Sie die Daten gegebenenfalls an deren Vorlage an und führen Sie zuerst einen Testimport durch. Mehr zu Datenexport und Programmwechsel

Nein. RechAssist ist ein Programm für Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen, keine Buchhaltung. Ihre Rechnungen geben Sie als PDF oder E-Rechnung an Ihre Buchhaltung, Ihr Steuerprogramm oder Ihren Steuerberater weiter.

Nein. RechAssist wird als dauerhafte Lizenz gegen eine Einmalzahlung angeboten.

Der aktuelle Einführungspreis beträgt einmalig 119 EUR. Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG; kein gesonderter Umsatzsteuerausweis. Ein Abo gibt es nicht. Mehr zum Preis

Alle veröffentlichten Updates von Version 1 sind im Preis enthalten. Ändern sich die verbindlichen Vorgaben für die E-Rechnungsformate von RechAssist (XRechnung und ZUGFeRD), bekommen Sie die nötige Anpassung kostenlos – während der gesamten Verkaufszeit von Version 1 und mindestens drei Jahre nach dem Verkaufsende. Eine spätere Version 2 ist nicht enthalten. So spielen Sie ein Update ein

Für RechAssist V1 gelten drei Fristen:

• Hilfe und allgemeine Unterstützung: mindestens zwei Jahre ab dem öffentlichen Verkaufsstart von RechAssist V1. Das Ende kündigen wir mindestens sechs Monate vorher an. RechAssist V1 dürfen Sie danach weiter nutzen.
• E-Rechnungs-Anpassungen: kostenlos während der gesamten Verkaufszeit von RechAssist V1 und mindestens drei Jahre nach dem Verkaufsende, wenn sich die verbindlichen Vorgaben für XRechnung oder ZUGFeRD ändern.
• Sicherheitsupdates: mindestens bis zum 30. November 2031.

Die drei Fristen gelten getrennt; keine verkürzt die andere.

Auf der Demo-Seite können Sie Arbeitsweise und Produktumfang vor dem Kauf prüfen. In der Demo tragen Vorschau und PDF das Wasserzeichen „DEMO“, XRechnung und ZUGFeRD liefern nur eine feste Beispieldatei ohne Ihre Daten, und die Firmendaten in der Fußzeile lassen sich nicht eintragen. Kostenlose Demo laden

Für Aktivierung und Lizenzprüfung kann Internet erforderlich sein. Nach einer erfolgreichen Prüfung können Sie RechAssist 30 Tage ohne Internet voll nutzen; danach folgt eine Übergangsfrist von 14 Tagen, ebenfalls mit allen Funktionen. Zusammen sind das bis zu 44 Tage ohne Internet. Ist auch die Übergangsfrist vorbei, arbeitet RechAssist nur noch eingeschränkt: Es lassen sich keine neuen Dokumente mehr anlegen; Ihre Daten bleiben aber lesbar, exportierbar und sicherbar. Eine kurze Internetverbindung beim Start von RechAssist genügt, dann prüft RechAssist die Lizenz neu und Sie arbeiten ohne weiteren Schritt normal weiter. Geschäftsdaten bleiben von der Cloud-Speicherung getrennt. Mehr dazu in der Anleitung, Kapitel 4.

Eine Lizenz gilt für bis zu zwei Geräte gleichzeitig, zum Beispiel einen Büro-PC und einen Laptop. Auf beiden aktivieren Sie RechAssist mit demselben Lizenzschlüssel; das zweite Gerät bestätigen Sie einmalig mit einem Code, den Sie per E-Mail erhalten. Schritt für Schritt in der Anleitung

Auf einem dritten PC startet RechAssist zunächst als Demo – auch wenn Sie den Ordner mit Ihren Daten dorthin kopieren oder von einem USB-Stick starten. Die Freischaltung gehört zum PC, nicht zum Ordner. Um den dritten PC zu aktivieren, geben Sie auf einem der beiden aktiven Geräte einen Platz frei: „Einstellungen öffnen“ → „Geräte verwalten“ → „Aktivierung freigeben“. Ist ein altes Gerät verloren oder defekt, hilft beim Aktivieren die Schaltfläche „Altes Gerät ersetzen“ mit einem Code per E-Mail. Gerätewechsel sind begrenzt; RechAssist zeigt an, ab wann der nächste Wechsel wieder möglich ist. Mit Bildern und Video in der Anleitung

Nein. RechAssist unterstützt technische Bausteine, aber die tatsächliche Ordnungsmäßigkeit hängt zusätzlich vom betrieblichen Prozess ab. Aufbewahrung, Archivierung und Verfahrensdokumentation bleiben Aufgabe des Unternehmens. Mehr zu GoBD und Dokumentständen

Festschreiben bedeutet, einen abgeschlossenen Dokumentstand bewusst zu fixieren, damit Änderungen nicht unbemerkt in denselben Stand geschrieben werden. Spätere Vorgänge müssen nachvollziehbar behandelt werden; eine rechtliche Vollgarantie folgt daraus nicht.

Nein. Technische Validierung kann Daten- und Formatfehler erkennen, ersetzt aber weder die sachliche noch die steuerliche Prüfung des konkreten Geschäftsvorgangs. Mehr zu den Grenzen technischer Prüfung

Im Wissensbereich, auf der Seite zu E-Rechnungen, bei GoBD und Dokumentständen, zur Datensicherung und zum Datenexport und Programmwechsel.

Nutzen Sie für eine Frage die Kontaktseite.

Hilfreich sind die verwendete RechAssist-Version, Ihre Windows-Version, der betroffene Bereich, die ausgeführten Schritte und der genaue Fehlertext. Screenshots sollten keine privaten Kundendaten enthalten.