GoBD, Dokumentstände und nachvollziehbare Abläufe

Software ist nur ein Teil des Ablaufs

RechAssist unterstützt die Erstellung und Ausgabe von Geschäftsdokumenten. Ob ein gesamter betrieblicher Ablauf ordnungsgemäß organisiert ist, hängt zusätzlich von Aufbewahrung, Zuständigkeiten und internen Verfahren ab.

Entwurf, gespeicherter Stand und ausgegebenes Dokument

• Entwürfe können bearbeitet werden.
• Ausgegebene PDF- und XML-Dateien bilden konkrete Dokumentstände ab.
• Änderungen und Neuausgaben müssen organisatorisch nachvollziehbar behandelt werden.

Festschreiben in RechAssist

Mit dem Festschreiben bleibt ein Dokument genau so, wie Sie es versendet haben. Das setzt RechAssist selbst durch.

• Sie schreiben ein Dokument immer zusammen mit dem finalen Export fest: „Final speichern & festschreiben“. Erst wenn der Export gelingt, ist das Dokument festgeschrieben.
• RechAssist bewahrt die Datei, die dabei entsteht, als Original auf. Exportieren Sie das Dokument später noch einmal, gibt RechAssist genau dieses Original aus.
• In der Dokumentliste steht dann der Status „Eingefroren“.
• Ein festgeschriebenes Dokument können Sie nicht mehr ändern und nicht löschen. Das Festschreiben lässt sich nicht rückgängig machen.
• Für eine Änderung legt „Neue Fassung erstellen“ eine bearbeitbare Kopie an. Das Original bleibt unverändert. Bei Mahnungen gibt es keine neue Fassung.
• In der Demo werden Dokumente nicht festgeschrieben.

Wo Sie die Dateien ablegen und wie Sie Korrekturen dokumentieren, legen Sie weiterhin selbst fest.

Aufbewahrung und Änderungen

Unternehmen sollten festlegen, wo ausgegebene Dokumente abgelegt, wie Sicherungen erstellt und wie spätere Änderungen oder Korrekturen dokumentiert werden.

Wichtige Abgrenzung