Käuferreferenz und Leitweg-ID
Für eine E-Rechnung verlangt RechAssist eine Käuferreferenz. Hier steht, was in dieses Feld gehört, wann es eine Leitweg-ID sein muss und was Sie bei Firmenkunden eintragen.
Was ist die Käuferreferenz?
Die Käuferreferenz ist ein Ordnungsbegriff Ihres Kunden. Mit ihr ordnet er die Rechnung in seinem System zu, zum Beispiel über eine Bestell- oder Lieferantennummer. In der E-Rechnung steht sie im Feld BT-10.
- In der XRechnung ist die Käuferreferenz immer Pflicht (Prüfregel BR-DE-15).
- Nach der europäischen Norm EN 16931 und damit in ZUGFeRD bzw. Factur-X ist sie freiwillig.
- RechAssist verlangt sie für beide Formate, damit Ihr Kunde jede E-Rechnung zuordnen kann.
Leitweg-ID: bei Rechnungen an Behörden
Die Leitweg-ID ist die Adresse einer öffentlichen Stelle für elektronische Rechnungen. In der E-Rechnung steht sie im Feld Käuferreferenz. Rechnungen an Stellen des Bundes müssen sie enthalten (§ 5 E-Rechnungsverordnung des Bundes); Länder und Kommunen haben eigene Regeln. Die Leitweg-ID erfahren Sie vom Auftraggeber, meist steht sie im Auftrag oder in der Bestellung.
Firmenkunden: keine Leitweg-ID nötig
Für Rechnungen zwischen Unternehmen wird keine Leitweg-ID benötigt. Tragen Sie als Käuferreferenz die Bestell-, Auftrags- oder Projektnummer Ihres Kunden ein. Gibt es keine, genügt ein Platzhalter wie ein Bindestrich „-“; das Bundesfinanzministerium hält einen Platzhalter umsatzsteuerlich für ausreichend. Gibt Ihr Kunde eine bestimmte Referenz vor, tragen Sie diese ein.
Muss die Leitweg-ID auch auf das PDF?
Die Leitweg-ID gehört nicht zu den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben einer Rechnung. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes verlangt sie zusätzlich zu diesen Angaben in der E-Rechnung. Manche Stellen verlangen sie trotzdem sichtbar auf PDF- oder Papierrechnungen, zum Beispiel die Stadt Nürnberg. Im Zweifel fragen Sie beim Empfänger nach.
So tragen Sie die Käuferreferenz in RechAssist ein
- Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf Dokumentdaten ergänzen.
- Tragen Sie bei Käuferreferenz / Leitweg-ID die Referenz ein: bei Behörden die Leitweg-ID, bei Firmenkunden die Bestell-, Auftrags- oder Projektnummer oder einen Bindestrich „-“.
- Klicken Sie auf Auswahl übernehmen.
Nur auf dem PDF ausblenden: Klicken Sie bei „Käuferreferenz / Leitweg-ID“ den gewählten Begriffsknopf ein zweites Mal an. Die Statuszeile sagt dann: „Ausgeblendet: steht nicht auf dem PDF, aber weiter in der E-Rechnung (XML). Manche Behörden und Städte verlangen die Leitweg-ID auch auf dem PDF – im Zweifel beim Empfänger nachfragen.“
Fehlt die Käuferreferenz, erscheint beim Export das Fenster „XML-Export nicht möglich“ mit dem Hinweis auf „Dokumentdaten → Käuferreferenz / Leitweg-ID“. Ergänzen Sie die Angabe und starten Sie den Export erneut.
Quellen (Stand: 23.10.2026)
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung – keine Leitweg-ID zwischen Unternehmen, Platzhalter umsatzsteuerlich ausreichend
- KoSIT: XRechnung – Käuferreferenz (BT-10) in der XRechnung Pflicht, Prüfregel BR-DE-15, Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz
- E-Rechnungsverordnung des Bundes, § 5 – Leitweg-ID in Rechnungen an Stellen des Bundes, zusätzlich zu den umsatzsteuerlichen Rechnungsangaben
- Stadt Nürnberg: Leitweg-ID – Leitweg-ID auch auf PDF-Rechnungen
Diese Seite erklärt Begriffe und die Bedienung von RechAssist. Sie ist keine Rechtsberatung. Was im Einzelfall gilt, klären Sie mit dem Rechnungsempfänger oder Ihrer steuerlichen Beratung.